Provavelmente você já recebeu algum convite para casamento ou aniversário, mesmo eventos corporativos de confraternização que pediam uma confirmação da sua presença, ou no final do convite, e-mail, você viu aquelas letrinhas: R.S.V.P. (Réspondez S’il vous plaît – do francês: responda por favor).

E posso dizer que pouca gente liga para esta confirmação, até estar do outro lado do convite.

No Brasil, as pessoas têm vergonha de dizer que não podem comparecer em algum evento ou não gostam de dar negativas. Preferem simplesmente não dizer nada. Porém, é educado dar um retorno, mesmo que seja para negativar o convite. Isto facilita muito a vida do anfitrião.

Quando você planeja um evento faz isso pensando no número de pessoas que vai receber, tudo está diretamente ligado ao número de convidados do seu evento, desde o lugar onde ele vai ocorrer, a quantidade de comida, bebida, staff contratado, peso do bolo, quantidade de lembranças.

Para que este planejamento dê certo e a festa seja um sucesso evitando desperdício desnecessário e gastos extras, o ideal é trabalhar com o número de convidados mais próximo do real.

Para quem convida

Escolha a melhor forma para confirmação de seus convidados.

Se a festa for bastante tradicional, com convidados mais velhos que não costumam fazer muito uso da tecnologia a melhor maneira de fazer as confirmações é por telefone. No convite teremos um número apontado como contato e quando o convidado ligar informando seu nome é só dar ok na lista que já estará impressa com todos os nomes daquela família. Se os convidados forem mais modernos o celular pode conter aplicativos de conversa e a confirmação pode ser feita por ali.

O mais usado no momento, a confirmação pelo site dos noivos. No site os convidados conseguem ter acesso as fotos dos noivos e ensaio especial, lista de presentes e podem confirmar sua presença digitando seu nome e salvando a informação. Isto cria uma lista de casamento para os noivos. Como cerimonialista, faço o RSVP diretamente pelo meu site e consigo ter controle da lista de confirmação dos convidados.

Não vamos esquecer o modo prático e sempre rápido – e-mail.

As confirmações também podem ser ativas. Com a lista feita, coloque todos os telefones e revise cada convidado ou família confirmando as presenças.

– Nunca perguntar o porque da negativa de um convidado para não gerar desconforto ou situação constrangedora

Para os convidados

O modo de confirmação estará sempre descrito no convite é só seguir as regras.

A informação tem data limite de confirmação e modo de fazê-lo, por telefone, e-mail ou site.

Se por acaso não puder comparecer por algum motivo mas gostaria muito de fazer parte deste momento, avise os noivos pela forma que foi solicitada e depois escreva uma carta ou e-mail carinhoso explicando seus motivos, pode até comprar um presente e enviar, com certeza os noivos vão gostar bastante do cuidado.

Caso o convite não traga nenhuma informação de confirmação aguarde, alguém vai entrar em contato para confirmar a presença da sua família.

Sabendo como é importante a confirmação de presença, promete para nós que a partir de agora vai entrar em contato quando solicitarem!